Quản trị doanh nghiệp và tuân thủ
Tư vấn quản trị doanh nghiệp: thẩm quyền, trình tự quyết định và văn bản nội bộ của công ty.
Lex Vitae tư vấn công ty nhiều chủ sở hữu và doanh nghiệp gia đình xác định thẩm quyền, trình tự và trách nhiệm, đối chiếu văn bản với cách vận hành nội bộ của doanh nghiệp.
Khi nào dịch vụ phù hợp
- Có cổ đông, thành viên hoặc nhà đầu tư mới, nhưng điều lệ vẫn là bản cũ.
- Doanh nghiệp gia đình chuẩn bị chuyển giao thế hệ, chưa tách vai trò sở hữu và điều hành.
- Một nghị quyết từng bị đặt câu hỏi về việc triệu tập, tỷ lệ thông qua hoặc biên bản.
- Các bên góp vốn bất đồng và việc quan trọng không biểu quyết được.
Xác định rõ thân chủ
Ngay từ đầu chúng tôi làm rõ thân chủ là công ty hay một nhóm cổ đông, và không đại diện đồng thời các bên có lợi ích xung đột.
Ba lớp văn bản được đối chiếu
Điều lệ, thỏa thuận cổ đông và quy chế nội bộ được soạn và đối chiếu cùng nhau.
Nghị quyết nêu căn cứ và trình tự
Nghị quyết và biên bản được soạn kèm căn cứ, trình tự triệu tập và tỷ lệ thông qua.
Bảo mật nghề nghiệp
Thông tin về cơ cấu sở hữu và bất đồng nội bộ được giữ kín theo quy tắc nghề luật sư.
Cách chúng tôi nhìn quản trị
Những nội dung cần ghi trong văn bản quản trị
Văn bản quản trị cần trả lời những câu hỏi như: ai quyết việc này, cần bao nhiêu phiếu, khi nào được bán phần vốn, ai được đề cử người điều hành. Khi doanh nghiệp có thêm người góp vốn, thêm thế hệ hoặc thêm vốn, những nội dung này cần được ghi trong văn bản.
Vì vậy công việc của chúng tôi gồm ghi lại thành văn bản những điều các bên đang ngầm hiểu, và soạn cơ chế giải quyết bất đồng do chính các bên thỏa thuận.
Ba lớp văn bản
Điều lệ, thỏa thuận cổ đông và quy chế nội bộ khác nhau ở đâu
Ba lớp văn bản có bản chất, đối tượng tiếp cận và cách sửa khác nhau, nên được soạn thành các văn bản riêng.
| Điều lệ | Thỏa thuận cổ đông hoặc thành viên | Quy chế nội bộ | |
|---|---|---|---|
| Bản chất | Văn bản chung của công ty. | Thỏa thuận riêng giữa những người góp vốn. | Quy tắc vận hành hằng ngày. |
| Ai có thể tiếp cận | Có thể được cung cấp cho người ngoài theo quy định hiện hành. | Chỉ các bên tham gia. | Nội bộ doanh nghiệp. |
| Nên ghi gì | Cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ chung, thẩm quyền của từng cơ quan. | Cách bỏ phiếu, chuyển nhượng vốn, đề cử nhân sự, thoát vốn. | Quy trình phê duyệt, tài chính, công bố thông tin, giao dịch với người có liên quan. |
| Cách sửa | Sửa theo trình tự quy định trong điều lệ và pháp luật. | Sửa khi các bên đồng ý. | Điều chỉnh theo thực tế vận hành. |
Vòng đời của một quyết định
Bảy chặng của một quyết định quan trọng trong công ty
Một nghị quyết được hình thành qua các chặng dưới đây; mỗi chặng có điểm cần kiểm tra riêng.
- 01
Xác định thẩm quyền
Điều lệ và thỏa thuận hiện hànhXác định vấn đề thuộc thẩm quyền của cơ quan nào: đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hay ban giám đốc.
Cần canh: xác định đúng cơ quan có thẩm quyền đối với từng nội dung.
- 02
Kiểm tra điều kiện thông qua
Điều lệ, thỏa thuận cổ đôngXác định tỷ lệ dự họp và tỷ lệ thông qua cho từng loại vấn đề, và ai bị loại khỏi biểu quyết vì có lợi ích liên quan.
Cần canh: kiểm tra tỷ lệ dự họp và tỷ lệ thông qua cho từng loại vấn đề.
- 03
Chuẩn bị và triệu tập họp
Người có quyền triệu tậpChuẩn bị tài liệu, gửi thông báo đến đúng đối tượng và đủ thời hạn theo điều lệ.
Cần canh: đối tượng nhận thông báo và thời hạn gửi thông báo theo điều lệ.
- 04
Họp và biểu quyết
Chủ tọa và thư kýĐiều hành cuộc họp đúng trình tự, kiểm tra số người dự, ghi nhận từng nội dung biểu quyết.
Cần canh: xác định người có lợi ích liên quan và việc tách họ khỏi biểu quyết nội dung đó theo điều lệ và quy định hiện hành.
- 05
Nghị quyết và biên bản
Thư ký, người đại diện theo pháp luậtSoạn nghị quyết, quyết định và biên bản với căn cứ, nội dung và thủ tục thông qua nhất quán.
Cần canh: nội dung và chữ ký cần có trong biên bản theo điều lệ và quy định hiện hành.
- 06
Thực hiện và đăng ký thay đổi
Ban điều hành, Sở Tài chính khi cầnThực hiện nghị quyết, và đăng ký các thay đổi phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Cần canh: xác định thay đổi nào phải đăng ký hoặc thông báo, và hoàn tất đúng thời hạn quy định.
- 07
Lưu trữ và rà soát định kỳ
Bộ phận phụ trách của doanh nghiệpLưu hồ sơ họp và nghị quyết đầy đủ; rà soát lại điều lệ và quy chế khi doanh nghiệp thay đổi quy mô hoặc cơ cấu.
Cần canh: đối chiếu điều lệ và quy chế với cơ cấu hiện tại của doanh nghiệp.
Văn bản quản trị của Quý khách còn khớp với thực tế?
Trước khi gửi tài liệu, xin cho biết tên các bên liên quan để chúng tôi kiểm tra xung đột lợi ích. Chúng tôi phản hồi bằng nhận định ban đầu về những chỗ chồng chéo hoặc còn thiếu.
Đặt lịch trao đổi
Điểm nghẽn
Năm nhóm vướng mắc về quản trị và cách chúng tôi xử lý
Đây là năm điểm chúng tôi kiểm tra khi rà soát hồ sơ quản trị.
Điều lệ lỗi thời khi có chủ sở hữu mới
- Dấu hiệu
- Cơ cấu góp vốn đã đổi nhưng điều lệ vẫn là bản cũ, nên các quy định về quyền biểu quyết và thẩm quyền không còn phản ánh thực tế.
- Cách xử lý
- Rà soát điều lệ so với cơ cấu hiện tại, đề xuất bản sửa đổi và soạn thỏa thuận riêng cho những việc không nên ghi trong điều lệ.
Nghị quyết bị đặt câu hỏi
- Dấu hiệu
- Nghị quyết từng bị phản đối về việc triệu tập, tỷ lệ thông qua hoặc biên bản.
- Cách xử lý
- Rà từng trường hợp theo hồ sơ cụ thể: cách triệu tập, số người dự họp và tỷ lệ thông qua; đề xuất cách bổ khuyết hoặc thông qua lại đúng trình tự.
Chưa tách sở hữu và điều hành
- Dấu hiệu
- Chủ sở hữu và người điều hành là cùng một nhóm người, quyết định dựa nhiều vào quan hệ cá nhân, chưa có quy tắc bằng văn bản.
- Cách xử lý
- Phân định rõ quyền của chủ sở hữu và của người điều hành; soạn quy tắc tối thiểu về thẩm quyền quyết định, giao dịch với người thân và chuyển giao quyền sở hữu.
Giao dịch với người có liên quan
- Dấu hiệu
- Công ty ký hợp đồng với thành viên hoặc người thân của họ mà không có quy trình phê duyệt hay công bố.
- Cách xử lý
- Xây quy chế phê duyệt giao dịch với người có liên quan, xác định ai bị loại khỏi biểu quyết và thông tin nào phải công bố.
Bế tắc quản trị
- Dấu hiệu
- Các bên góp vốn bất đồng và nghị quyết quan trọng không đủ phiếu thông qua.
- Cách xử lý
- Rà điều lệ và thỏa thuận để tìm cơ chế sẵn có như họp lần hai, quyền của chủ tọa hay thương lượng cấp cao; nếu chưa có thì đề xuất bổ sung. Kết quả còn tùy thiện chí của các bên.
Dịch vụ
Bốn cách chúng tôi đồng hành
Quý khách có thể bắt đầu từ một trong bốn hướng; các hướng bổ sung cho nhau.
Cơ cấu tổ chức và điều lệ
Tư vấn mô hình của đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, ban kiểm soát và ban giám đốc; phân định quyền hạn, trách nhiệm và cơ chế kiểm soát chéo.
Thỏa thuận cổ đông và thành viên
Soạn thỏa thuận về cách biểu quyết, chuyển nhượng vốn, đề cử nhân sự và thoát vốn; giải thích quyền và nghĩa vụ của cổ đông, kể cả cổ đông thiểu số.
Họp, nghị quyết và quy chế
Chuẩn bị và tổ chức họp đúng trình tự; soạn nghị quyết, quyết định, biên bản; xây dựng đồng bộ quy chế hội đồng quản trị, tài chính, công bố thông tin và giao dịch với người có liên quan.
Hệ thống tuân thủ
Xây dựng chính sách tuân thủ phù hợp đặc thù kinh doanh, theo dõi thay đổi của chính sách và pháp luật, tổ chức tập huấn nội bộ theo chuyên đề.
Cách làm việc
Từ buổi trao đổi đầu tiên đến khi văn bản được áp dụng
Tiếp nhận và xác định thân chủ
Làm rõ ai là thân chủ, mục tiêu và các bên liên quan; thống nhất phạm vi và phí bằng văn bản.
Rà soát hiện trạng
Đọc điều lệ, thỏa thuận, quy chế và các nghị quyết đã ban hành để tìm chỗ chồng chéo, thiếu sót.
Đề xuất và soạn thảo
Trình các phương án về cơ cấu và văn bản kèm ưu nhược điểm; soạn văn bản và điều chỉnh theo góp ý.
Hỗ trợ áp dụng
Hướng dẫn kỳ họp đầu tiên, hỗ trợ thủ tục với Sở Tài chính khi cần và rà lại sau một thời gian vận hành.
Quý khách nhận được
- Báo cáo rà soát hiện trạng
- Điều lệ hoặc bản sửa đổi
- Thỏa thuận cổ đông hoặc thành viên
- Bộ quy chế nội bộ đồng bộ
- Mẫu thông báo họp, nghị quyết và biên bản
- Ghi chú hướng dẫn áp dụng
Hồ sơ nên chuẩn bị
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ hiện hành, sổ đăng ký cổ đông hoặc thành viên, các thỏa thuận giữa người góp vốn, nghị quyết và biên bản họp gần đây, sơ đồ tổ chức và các quy chế đang áp dụng. Chưa đủ cũng không sao: chúng tôi sẽ lập danh mục những gì còn thiếu.
Tình huống minh họa
Ba tình huống giả định
Tình huống minh họa do Lex Vitae biên soạn để giải thích cách tiếp cận, không mô tả vụ việc của một khách hàng cụ thể.
Doanh nghiệp gia đình chuyển giao thế hệ
Tình huống
Người sáng lập muốn trao quyền cho con nhưng vẫn giữ quyền chi phối, trong khi các anh chị em có kỳ vọng khác nhau về vai trò.
Hướng xử lý
Tách vai trò sở hữu và điều hành, soạn thỏa thuận về quyền biểu quyết, chuyển nhượng và đề cử nhân sự, rồi điều chỉnh điều lệ cho khớp; làm rõ từ đầu những việc cần sự đồng ý của chủ sở hữu.
Nhà đầu tư mới vào công ty
Tình huống
Một nhà đầu tư góp vốn vào công ty đang có hai nhóm cổ đông và muốn có quyền đề cử thành viên hội đồng quản trị cùng quyền phủ quyết một số việc.
Hướng xử lý
Rà soát điều lệ hiện hành, soạn thỏa thuận cổ đông bổ sung và sửa điều lệ nếu cần, tránh để điều kiện của nhà đầu tư mới mâu thuẫn với quyền của cổ đông hiện hữu.
Hai nhóm góp vốn ngang nhau và bế tắc
Tình huống
Hai nhóm cùng nắm số vốn bằng nhau, một đề xuất quan trọng không nhóm nào đủ phiếu thông qua nên công ty đứng yên nhiều tháng.
Hướng xử lý
Tìm trong điều lệ và thỏa thuận cơ chế sẵn có như họp lần hai hay quyền của chủ tọa; nếu chưa có, đề xuất bổ sung cơ chế giải quyết bế tắc và phương án thoát vốn để hai bên xem xét.
Hỏi đáp
Một số câu hỏi trước khi bắt đầu
Đã có điều lệ rồi thì còn cần thỏa thuận cổ đông hoặc thành viên không?
Tùy nhu cầu của các bên. Nếu các bên muốn thỏa thuận những việc không nên hoặc không thể ghi trong điều lệ, như cách bỏ phiếu, chuyển nhượng vốn hay đề cử nhân sự, thì cần có thỏa thuận riêng. Điều lệ là văn bản chung, còn thỏa thuận là văn bản riêng giữa người góp vốn. Cần soạn hai văn bản sao cho không mâu thuẫn nhau.
Nghị quyết họp sai trình tự thì có bị coi là vô hiệu không?
Tùy mức độ và tính chất vi phạm, nghị quyết có thể bị yêu cầu xem xét lại hoặc hủy theo thủ tục luật định. Vì vậy cần rà từng trường hợp cụ thể, gồm cách triệu tập, số người dự họp và tỷ lệ thông qua. Chúng tôi không thể kết luận khi chưa xem hồ sơ.
Một luật sư có thể đại diện cùng lúc cho công ty và một nhóm cổ đông không?
Khi lợi ích của hai bên khác nhau thì không nên. Vì vậy chúng tôi xác định thân chủ ngay từ đầu và không đại diện đồng thời các bên có lợi ích xung đột. Nếu lợi ích đồng nhất, phạm vi đại diện vẫn được ghi rõ bằng văn bản.
Doanh nghiệp gia đình có cần hệ thống quy chế nội bộ như công ty lớn không?
Không cần sao chép mô hình của công ty lớn, nhưng nên có những quy tắc tối thiểu về thẩm quyền quyết định, giao dịch với người thân và chuyển giao quyền sở hữu. Mức độ chi tiết nên phù hợp quy mô và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
Có thể giải quyết bế tắc quản trị mà không phải ra tòa không?
Có thể, nếu điều lệ hoặc thỏa thuận đã có cơ chế như họp lần hai, quyền của chủ tọa, thương lượng cấp cao hoặc hòa giải. Khi chưa có, chúng tôi đề xuất bổ sung. Kết quả còn tùy thiện chí của các bên; nếu không đạt được, các phương thức giải quyết tranh chấp khác sẽ được cân nhắc.
Chi phí dịch vụ được tính như thế nào?
Theo phạm vi và mức độ phức tạp, được thỏa thuận bằng văn bản trước khi bắt đầu. Quý khách có thể xem nguyên tắc tính phí của chúng tôi.
Trao đổi bảo mật về quản trị doanh nghiệp của Quý khách
Cho chúng tôi biết cơ cấu sở hữu hiện tại và điều Quý khách đang lo ngại. Chúng tôi sẽ phản hồi bằng nhận định ban đầu và đề xuất bước tiếp theo.
Thông tin được giữ bí mật theo quy tắc nghề luật sư.
Luật sư phụ trách
ThS. Luật sư Nguyễn Xuân Phước
Giám đốc Điều hành, Công ty Luật TNHH Lex Vitae
Nguyên Giám đốc Pháp chế, Giám đốc Phát triển dự án, Cố vấn cấp cao Hội đồng quản trị tại các tập đoàn và định chế tài chính lớn như PVcombank, MCR, Techcombank, Masterise Group.
Bảo chứng bằng chữ Tín và sự Tử tế trọn đời.
Xem đội ngũ luật sư
Bình luận: