Pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài
Luật sư rà soát hợp đồng, tư vấn lao động và giải đáp việc pháp lý vận hành hằng ngày cho doanh nghiệp.
Lex Vitae làm việc như bộ phận pháp chế của doanh nghiệp, theo phạm vi và cách phối hợp được thỏa thuận từ đầu: rà soát hợp đồng, quản trị lao động, tư vấn vận hành hằng ngày, phòng ngừa và hòa giải tranh chấp.
Khi nào dịch vụ phù hợp
- Hợp đồng được ký liên tục bằng mẫu cũ, hoặc do bộ phận kinh doanh tự soạn mà chưa ai rà soát.
- Quy mô nhân sự tăng nhưng nội quy, quy chế và cách xử lý kỷ luật chưa được chuẩn hóa.
- Giám đốc cần quyết định những việc có hệ quả pháp lý mà chưa có người để hỏi ý kiến.
- Có đối tác chậm thanh toán hoặc vi phạm hợp đồng và doanh nghiệp chưa rõ nên xử lý theo hướng nào.
Một luật sư làm đầu mối
Doanh nghiệp làm việc với một luật sư nắm tình hình, người điều phối thêm chuyên môn khi cần.
Phạm vi rõ bằng văn bản
Việc nào thuộc dịch vụ và việc nào tính riêng được ghi rõ trong hợp đồng dịch vụ.
Phản hồi theo mức khẩn
Thời hạn phản hồi được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng, phân biệt theo từng loại yêu cầu.
Bảo mật nghề nghiệp
Thông tin kinh doanh, hợp đồng và nhân sự được giữ kín theo quy tắc nghề luật sư.
Cách chúng tôi nhìn pháp lý vận hành
Việc pháp lý vận hành phát sinh đều đặn trong hoạt động của doanh nghiệp
Việc pháp lý vận hành của doanh nghiệp gồm những việc cụ thể như một hợp đồng cần xem, một quyết định kỷ luật, một khoản công nợ chậm. Các việc này phát sinh đều đặn trong quá trình hoạt động và có thể được xem xét từ trước khi ký hoặc ban hành văn bản.
Pháp chế thuê ngoài là mô hình để doanh nghiệp có luật sư xem xét văn bản trước khi ký mà không thành lập bộ phận pháp chế riêng. Giám đốc vẫn là người quyết định; luật sư trình bày hệ quả pháp lý của từng phương án.
Khi nào nên hỏi
Bảy thời điểm doanh nghiệp nên hỏi luật sư trước khi hành động
Đây là bảy thời điểm trong hoạt động của doanh nghiệp mà ý kiến pháp lý có thể được đưa ra trước khi hành động.
- 01
Trước khi ký hợp đồng mới
Bộ phận kinh doanh, giám đốcRà soát điều khoản thanh toán, bảo hành, phạt vi phạm và giới hạn trách nhiệm bồi thường trước khi hai bên ký.
Nên xem: quyền và nghĩa vụ phải được viết rõ trước khi phát sinh bất đồng.
- 02
Khi tuyển dụng và ký hợp đồng lao động
Nhân sựKiểm tra loại hợp đồng lao động, thử việc, bảo mật và các cam kết với người lao động.
Nên xem: kiểm tra loại hợp đồng lao động và nội dung hợp đồng theo quy định hiện hành.
- 03
Khi ban hành nội quy, quy chế
Nhân sự, ban điều hànhXây dựng và đăng ký nội quy lao động; chuẩn bị thương lượng thỏa ước lao động tập thể; xây dựng quy chế tiền lương và đãi ngộ.
Nên xem: kiểm tra nội quy, quy chế đã được ban hành và thông báo theo trình tự quy định hiện hành.
- 04
Khi cần xử lý kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động
Giám đốc, nhân sựTư vấn trình tự, căn cứ và hồ sơ theo quy định hiện hành khi doanh nghiệp xử lý kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
Nên xem: trình tự và hồ sơ cần được rà soát trước khi doanh nghiệp ra quyết định.
- 05
Khi đối tác chậm thanh toán hoặc vi phạm
Kế toán, giám đốcSoạn công văn, thư cảnh báo; đàm phán và hòa giải trước khi vụ việc đi đến tố tụng.
Nên xem: lưu giữ chứng từ và thư từ ngay từ đầu; chứng cứ ảnh hưởng đến khả năng thu hồi.
- 06
Khi nhận công văn hoặc thông báo
Giám đốc, người đại diệnĐọc và đánh giá công văn, thông báo của cơ quan nhà nước hoặc đối tác; soạn phản hồi trong thời hạn.
Nên xem: kiểm tra thời hạn trả lời ghi trong công văn hoặc thông báo.
- 07
Khi doanh nghiệp thay đổi
Ban điều hành, chủ sở hữuMở rộng quy mô, nhận đối tác hoặc nguồn vốn mới, thay đổi người đại diện: rà soát các văn bản và thủ tục cần điều chỉnh.
Nên xem: kiểm tra điều lệ, hợp đồng và đăng ký có cần điều chỉnh theo thay đổi hay không.
Doanh nghiệp của Quý khách cần luật sư hỗ trợ ở phạm vi nào?
Cho chúng tôi biết quy mô, số hợp đồng và nhân sự hiện có. Chúng tôi sẽ đề xuất phạm vi dịch vụ theo tình hình của doanh nghiệp.
Đặt lịch trao đổi
Lựa chọn mô hình
Tự xây phòng pháp chế hay thuê ngoài
Hai mô hình không loại trừ nhau. Bảng dưới đây nêu một số điểm để Quý khách cân nhắc mô hình phù hợp với giai đoạn hiện tại của doanh nghiệp.
| Phòng pháp chế nội bộ | Pháp chế thuê ngoài | |
|---|---|---|
| Kiểm soát và hiểu nội bộ | Kiểm soát trực tiếp và hiểu sâu hoạt động nội bộ. | Quyền quyết định cuối cùng vẫn thuộc về doanh nghiệp; cần cung cấp thông tin đầy đủ và đúng lúc để luật sư nắm bối cảnh. |
| Chi phí | Chi phí cố định đều đặn. | Theo phạm vi thỏa thuận, tăng hoặc giảm theo nhu cầu thực tế. |
| Phạm vi chuyên môn | Phạm vi chuyên môn phụ thuộc vào số lượng và lĩnh vực của nhân sự pháp chế. | Phạm vi chuyên môn theo thỏa thuận, làm việc qua một luật sư đầu mối. |
| Linh hoạt về khối lượng | Số lượng nhân sự điều chỉnh theo kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp khi khối lượng việc thay đổi. | Phạm vi được xem lại định kỳ theo sự phát triển của doanh nghiệp. |
| Có thể phù hợp khi | Khối lượng việc lớn và ổn định. | Việc pháp lý phát sinh đều đặn nhưng chưa đủ khối lượng để thành lập bộ phận riêng. Hai mô hình cũng có thể phối hợp với nhau. |
Điểm nghẽn
Năm vấn đề pháp lý ở doanh nghiệp đang mở rộng
Đây là những chỗ chúng tôi rà soát đầu tiên khi bắt đầu làm việc cùng một doanh nghiệp.
Hợp đồng ký bằng mẫu cũ
- Dấu hiệu
- Mẫu hợp đồng được dùng lại nhiều năm, hoặc bộ phận kinh doanh tự soạn, chưa ai rà soát điều khoản thanh toán và trách nhiệm.
- Cách xử lý
- Rà soát và chuẩn hóa bộ mẫu hợp đồng, chú trọng thanh toán, bảo hành, phạt vi phạm và giới hạn trách nhiệm bồi thường.
Nội quy và quy chế chưa chuẩn
- Dấu hiệu
- Số lao động tăng nhưng nội quy, quy chế tiền lương và đãi ngộ chưa xây dựng hoặc chưa được đăng ký, thông báo đúng quy định.
- Cách xử lý
- Xây dựng và đăng ký nội quy lao động; xây dựng quy chế tiền lương, đãi ngộ; thống nhất cách xử lý kỷ luật.
Kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động
- Dấu hiệu
- Doanh nghiệp xử lý kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động khi hồ sơ và trình tự chưa đầy đủ.
- Cách xử lý
- Tư vấn căn cứ, trình tự và hồ sơ trước khi doanh nghiệp ra quyết định.
Công nợ chậm trả
- Dấu hiệu
- Đối tác chậm thanh toán kéo dài, doanh nghiệp chưa rõ nên cảnh báo, thương lượng hay khởi kiện.
- Cách xử lý
- Soạn thư cảnh báo, đàm phán và hòa giải theo đúng quy định pháp luật. Kết quả phụ thuộc vào chứng cứ và thiện chí của bên kia.
Quyết định được ký mà không ai rà soát
- Dấu hiệu
- Giám đốc ký hoặc ban hành văn bản có tính ràng buộc pháp lý khi chưa có người để hỏi ý kiến.
- Cách xử lý
- Có một luật sư làm đầu mối cho ý kiến trước khi doanh nghiệp ký hoặc ban hành văn bản, thông báo.
Dịch vụ
Bốn mảng việc chúng tôi đảm nhiệm
Phạm vi cụ thể được thỏa thuận theo nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
Hợp đồng thương mại
Soạn và rà soát hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, phân phối, đại lý, gia công và hợp tác kinh doanh; trọng tâm là thanh toán, bảo hành, phạt vi phạm và giới hạn trách nhiệm.
Lao động và nhân sự
Xây dựng và đăng ký nội quy lao động; chuẩn bị thương lượng thỏa ước lao động tập thể; xây dựng quy chế tiền lương, đãi ngộ; tư vấn khi cần xử lý kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
Tư vấn vận hành hằng ngày
Giải đáp các vướng mắc điều hành thường nhật bằng văn bản hoặc trao đổi trực tiếp; cho ý kiến với giám đốc trước khi doanh nghiệp ký hoặc ban hành văn bản có tính ràng buộc.
Phòng ngừa và hòa giải tranh chấp
Soạn công văn, thư cảnh báo gửi đối tác chậm thanh toán hoặc vi phạm hợp đồng; tham gia đàm phán, hòa giải trước khi vụ việc đi đến tố tụng.
Cách làm việc
Từ buổi trao đổi đầu tiên đến khi vận hành đều đặn
Xác định phạm vi
Hai bên thống nhất việc nào thuộc phạm vi dịch vụ và việc nào nằm ngoài, rồi ghi rõ trong hợp đồng dịch vụ.
Chỉ định đầu mối
Doanh nghiệp làm việc với một luật sư phụ trách, người nắm tình hình và điều phối thêm chuyên môn khi cần.
Tiếp nhận và xử lý yêu cầu
Thời hạn phản hồi được thỏa thuận trong hợp đồng, tùy mức độ khẩn của từng loại việc.
Báo cáo và điều chỉnh
Luật sư tổng hợp việc đã làm, rủi ro đang theo dõi và đề xuất cho kỳ tiếp theo; phạm vi được xem lại theo sự phát triển của doanh nghiệp.
Quý khách nhận được
- Ý kiến tư vấn bằng văn bản
- Hợp đồng đã soạn hoặc rà soát, kèm ghi chú các điều khoản cần lưu ý
- Nội quy và quy chế lao động
- Công văn, thư cảnh báo gửi đối tác
- Báo cáo định kỳ về tình hình pháp lý của doanh nghiệp
- Danh mục rủi ro đang theo dõi và đề xuất cho kỳ tiếp theo
Hồ sơ nên chuẩn bị
Giấy đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, các mẫu hợp đồng đang sử dụng, hợp đồng đang thực hiện với đối tác quan trọng, hồ sơ lao động và quy chế hiện hành, bảng theo dõi công nợ, thư từ trao đổi với đối tác đang có bất đồng, và danh sách người có thẩm quyền ký các văn bản. Việc ngoài phạm vi, như đại diện tại tố tụng, được báo giá và thỏa thuận riêng.
Tình huống minh họa
Ba tình huống giả định
Tình huống minh họa do Lex Vitae biên soạn để giải thích cách tiếp cận, không mô tả vụ việc của một khách hàng cụ thể.
Công ty phân phối ký hợp đồng bằng mẫu cũ
Tình huống
Một công ty phân phối ký hàng chục hợp đồng mỗi tháng bằng mẫu soạn từ nhiều năm trước, và vừa gặp một khoản thanh toán bị chậm kéo dài.
Hướng xử lý
Rà soát bộ mẫu, bổ sung điều khoản thanh toán, phạt chậm trả và giới hạn trách nhiệm; đồng thời soạn thư cảnh báo cho khoản chậm hiện tại và thu thập chứng từ cần thiết.
Tăng nhân sự nhanh trong một năm
Tình huống
Doanh nghiệp tăng gấp đôi số lao động nhưng vẫn dùng chung một mẫu hợp đồng và chưa có nội quy lao động đăng ký.
Hướng xử lý
Phân loại hợp đồng lao động theo vị trí, xây dựng và đăng ký nội quy lao động, quy chế tiền lương, đãi ngộ; hướng dẫn trình tự xử lý kỷ luật cho bộ phận nhân sự.
Đối tác chậm thanh toán một khoản lớn
Tình huống
Đối tác ngừng thanh toán sau khi nhận hàng và không trả lời thư từ, trong khi doanh nghiệp chưa rõ nên làm gì trước.
Hướng xử lý
Kiểm tra hợp đồng và chứng từ giao nhận, gửi thư cảnh báo, đàm phán hoặc hòa giải; nếu không đạt thì đánh giá hướng tố tụng, với kỳ vọng đặt đúng theo chứng cứ và khả năng thanh toán của bên nợ.
Hỏi đáp
Một số câu hỏi trước khi bắt đầu
Doanh nghiệp nhỏ có cần pháp chế thuê ngoài không?
Điều này phụ thuộc vào mức độ phát sinh việc pháp lý. Doanh nghiệp ký hợp đồng thường xuyên, có nhiều lao động hoặc có công nợ chậm thu có thể cân nhắc nhờ luật sư xem xét văn bản từ trước khi ký hoặc ban hành. Chúng tôi trao đổi về nhu cầu thực tế trước khi đề xuất phạm vi.
Thời hạn phản hồi yêu cầu được tính như thế nào?
Thời hạn phản hồi được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng dịch vụ, phân biệt theo mức độ khẩn của từng loại yêu cầu. Một số vấn đề cần thời gian nghiên cứu hồ sơ trước khi đưa ra ý kiến, nên thời hạn được xác định theo từng loại việc.
Thuê pháp chế ngoài thì có thay thế hoàn toàn được nhân sự pháp chế nội bộ không?
Tùy khối lượng và tính chất công việc của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có khối lượng việc lớn và ổn định có thể cần nhân sự nội bộ; pháp chế thuê ngoài có thể đảm nhiệm một số mảng việc theo thỏa thuận. Hai mô hình cũng có thể phối hợp với nhau.
Luật sư có thu hồi công nợ thay doanh nghiệp được không?
Chúng tôi hỗ trợ soạn thư cảnh báo, đàm phán và hòa giải trước tố tụng, tất cả theo đúng quy định pháp luật. Kết quả phụ thuộc vào hợp đồng, chứng cứ và khả năng thanh toán của bên nợ nên chúng tôi không thể hứa trước. Nếu cần khởi kiện, việc này được thỏa thuận riêng ngoài phạm vi dịch vụ thường xuyên.
Việc nào thuộc phạm vi dịch vụ và việc nào tính riêng?
Phạm vi được thống nhất bằng văn bản từ đầu và có thể gồm rà soát hợp đồng, tư vấn lao động và giải đáp vận hành hằng ngày. Những việc lớn hoặc ngoài phạm vi, như đại diện tại tố tụng hay một thương vụ riêng, được báo giá và thỏa thuận riêng để doanh nghiệp biết trước chi phí.
Chi phí dịch vụ được tính như thế nào?
Theo phạm vi và mức độ phức tạp, được thỏa thuận bằng văn bản trước khi bắt đầu. Quý khách có thể xem nguyên tắc tính phí của chúng tôi.
Trao đổi bảo mật về nhu cầu pháp chế của Quý khách
Cho chúng tôi biết quy mô doanh nghiệp và những việc pháp lý đang vướng. Chúng tôi sẽ phản hồi bằng nhận định ban đầu và đề xuất phạm vi phù hợp.
Thông tin Quý khách cung cấp được giữ bí mật theo quy tắc nghề luật sư.
Luật sư phụ trách
ThS. Luật sư Nguyễn Xuân Phước
Giám đốc Điều hành, Công ty Luật TNHH Lex Vitae
Nguyên Giám đốc Pháp chế, Giám đốc Phát triển dự án, Cố vấn cấp cao Hội đồng quản trị tại các tập đoàn và định chế tài chính lớn như PVcombank, MCR, Techcombank, Masterise Group.
Bảo chứng bằng chữ Tín và sự Tử tế trọn đời.
Xem đội ngũ luật sư
Bình luận: